Những buổi họp là một phần quan trọng của bất cứ công ty, tổ chức kinh doanh nào. Trong những cuộc họp đó, bạn và mọi người sẽ cùng nhau chia sẻ ý kiến, đóng góp quan điểm, đề xuất những giải pháp, đồng thời tạo ra những quy trình, hệ thống phục vụ cho công việc. Vấn đề đặt ra là: đa phần những cuộc họp này thực sự rất tẻ nhạt, hay nói cách khác, những người tham gia đều không để tâm đến cuộc họp.
Và nếu như những người tham gia đều không có một sự chú ý nào, thì những cuộc họp đó chẳng phải sẽ chỉ là sự lãng phí thời gian thôi hay sao? Vậy làm thế nào để điều đó không xảy ra. Hãy tìm hiểu và vận dụng 5 cách hiệu quả dưới đây:
KHÔNG SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
Đúng thế! Cấm ai đó dùng điện thoại trong một cuộc họp chính là điều tồi tệ và khó chịu nhất đối với người đó. Họ sẽ không ngừng cho rằng họ cần phải sử dụng điện thoại để đề phòng trường hợp khẩn cấp. Lý do đó là hoàn toàn có cơ sở! Chuyện gì cũng có thể xảy ra, ngay cả khi bạn đang ngồi trong một cuộc họp. Nhưng những chuyện quá cấp bách và cần phải giải quyết ngay thì hầu như không mấy xảy ra được!
Công nghệ này khiến bạn tập trung vào những thứ không ở ngay “trước mặt” bạn –cuộc họp. Hơn nữa, chúng ta còn có thói quen không nói chuyện với người đối diện mà lại đi nhắn tin cho một người khác. Vì vậy, điện thoại cần phải được giữ yên ở trên bàn!
Và khi không có điện thoại, những người tham gia cuộc họp sẽ không còn sự lựa chọn nào khác ngoài việc để tâm vào cuộc họp và… nói chuyện với những người tham gia khác. Điều đó thực sự rất quan trọng bởi nó giúp mọi người thêm hiểu nhau hơn, tinh thần teamwork từ đó mà cũng được nâng cao!
CHUẨN BỊ THỰC SỰ KỸ LƯỠNG
Hãy tưởng tượng một cuộc họp mà người leader thì đi muộn, lịch trình, nội dung cuộc họp thì không được chuẩn bị, chắc chắn rằng đó sẽ là một cuộc họp “kinh khủng” và vô cùng buồn chán. Nhưng ngược lại, một cuộc họp mặt có sự chuẩn bị kỹ thì luôn có sự hấp dẫn nhất định đối với người tham gia.
Một lợi ích nữa của việc chuẩn bị kỹ là bạn có thể rèn luyện để tăng khả năng của mình. Khi chuẩn bị kỹ, bạn đến cuộc họp với tâm thế tự tin, và có thể khiến cho mọi việc trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn bao giờ hết. Còn nếu đến cuộc họp mà không có sự chuẩn bị gì? Cơn buồn ngủ sẽ tới và làm phiền bạn đó!
Nếu như cuộc họp của bạn lần này diễn ra nhàm chán, không như mong muốn. Hãy tìm cách cải thiện nó. Bạn có thể tham gia một khóa học nhân sự về cách điều hành cuộc họp. Bạn cũng có thể tham khảo những nhận xét, đóng góp từ đồng nghiệp và từ trực tiếp tham dự buổi họp bạn điều hành,… Hãy học hỏi những cách đó để cuộc họp của bạn thêm phần hấp dẫn và thú vị!
ĐẦY ĐỦ NGƯỜI THAM GIA
Tại sao lại cần tất cả mọi người phải tham gia đầy đủ? Bởi nếu như bạn không tham gia, chỉ xử lý vấn đề qua email, thì điều đó có nghĩa không có gì quá quan trọng để tổ chức buổi họp cả! Và cũng sẽ rất ít trường hợp bạn phải triệu tập cả nhóm để xử lý thông tin nếu như thông tin đó không quan trọng!
Nếu bạn muốn sa thải hàng loạt hoặc tái cơ cấu công ty, thì bạn chỉ cần một quản lý thông báo với mọi người điều đó. Nhưng đa số các cuộc họp, mọi người cần tham gia đầy đủ để tăng tính tương tác cuộc họp.
Tương tác như thế nào? Đơn giản thôi, hãy để cho mọi người phát biểu ý kiến, quan điểm của họ khi cuộc họp mang tính sáng tạo. Nếu như có ai đó không tham gia trò chuyện, hãy gọi tên người đó. Những người hướng nội thường không thích những cuộc họp kiểu như thế, vì thế hãy tránh việc đặt nhiều áp lực và tránh gọi tên họ quá nhiều lần.
Còn nếu cuộc họp có nội dung bàn bạc tới chiến lược, mục tiêu, sứ mệnh, bạn cần có thời gian cho mọi người nghĩ và bàn bạc. Sau đó, hãy để họ phát biểu quan điểm của mình. Và nếu cần thiết, hãy đặt câu hỏi và kèm theo những nhận xét cho họ!
KHÔNG ĐỂ AI “LÀM CHỦ” CUỘC HỌP
Nếu bạn là người điều hành cuộc họp, tránh để ai có quyền phát biểu nhiều hơn bạn, nói thay bạn! Dĩ nhiên rồi, nếu điều đó xảy ra, cuộc họp sẽ trở nên căng thẳng hơn rất nhiều lần. Nếu như thấy ai có dấu hiệu đó, hãy chuyển hướng tới những người khác để chắc chắn rằng không khí cuộc họp vẫn được bình thường.
Những người tới tham dự cuộc họp, họ mang theo cả kiến thức và sự hiểu biết của họ! Họ đều có quyền phát biểu lên những ý kiến, kinh nghiệm của riêng họ. Nhưng còn bạn, trong tư cách người điều hành, cần phải biết điều khiển hành vi của mình để tránh mọi thứ vượt tầm kiểm soát
CẦN CÓ NHỮNG BƯỚC ĐI RÕ RÀNG CỤ THỂ
Cuộc họp sẽ chỉ phí thời gian nếu như khi kết thúc, bạn không vạch ra hướng đi tiếp theo cho nhóm của bạn! Hãy kết thúc cuộc họp bằng cách đưa ra những hành động, những nhiệm vụ cần được thực thi cho sự thành công của công việc, dự án!
Và tất nhiên, sau khi đưa ra những phương hướng đó, bạn cần phải theo dõi chúng. Cần đảm bảo rằng những hướng đi đó được thực hiện một cách đúng đắn. Và nếu như có sai sót hoặc muốn đưa ra nhận xét, hãy tổ chức thêm cuộc họp nữa để điều chỉnh mọi thứ phù hợp!
Họp – nó không thể nào vui bằng những chuyến đi tới Disneyland được. Nhưng bạn cũng không thể mãi để cho nó nhàm chán như vốn dĩ nó đã từng. Hãy áp dụng 5 phương pháp này để chấm dứt sự nhàm chán đó, và khiến cho cuộc họp của bạn thú vị, hiệu quả hơn nữa!
